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Die Dokumentenarchivierung bzw. das papierlose Büro, ist ein Thema, dass seit einigen Jahren in vielen Firmen diskutiert wird. Über den Sinn und Unsinn die täglich anfallende Dokumente digital zu archivieren, mag hier keiner mehr diskutieren.

Fakt ist, dass es einige Vorteile gibt, die für diese Lösung sprechen und sicherlich auch einige Nachteile, über die sich nachdenken lohnt.

Es gab und es gibt einige Lösungen, die wunderbar funktionieren, wobei diese wiederum so manche Betriebskasse arg strapazieren.

Es gibt einige Szenarien, die aufzeigen, wie vorteilhaft eine gut durchdachte Dokumentenarchivierung Ihnen helfen kann, den mit Ihrer Arbeit verbundenen Papierkrieg zu verwalten. Die Dokumentenarchivierung ersetzt nicht den täglichen Papier-Einsortier-Alltag, jedoch erleichtert und verkürzt das Wiederfinden des entsprechenden Dokumentes.

Wir haben eine Lösung ausprobiert und benutzen sie seit dem auch um unsere Dokumentensuchzeiten um einiges zu verkürzen.

Folgendes Beispiel soll aufzeigen, wie eine Dokumentenarchivierung Ihnen helfen kann, den mit Ihrer Arbeit verbundenen Papierkrieg zu verwalten.

In den meisten Firmen flattern täglich einige Rechnungen, Lieferscheine oder andere Papierdokumente, ein. Man kann sie nicht abstellen, also muss man sie durchsehen, möglicherweise mit der internen Post zur Durchsicht und Abzeichnung weiterleiten und zum Abschluss in verschiedene Ordner einsortieren.

Bis zu diesem Zeitpunkt, kann uns eine Dokumentenarchivierung nicht besonders weiterhelfen. Jedoch ab diesem Vorgang, sobald man ein, in irgendeinem Ordner, abgelegtes Dokument wieder benötigt, ist ein Suchen und Finden fast ein Kinderspiel.

Wenn man nicht unbedingt das Originaldokument benötigt, lassen sich aus der Archivierung Kopien für Rücksendungen, Belege für die Buchhaltung, eine Überprüfung der gelieferten Ware usw. erstellen. In den meisten Fällen, muss nicht mal Papier bedruckt werden. Ein Hinweis in welchem Ordner sich unser Dokument befindet, ist dann auch vorhanden.